2.3.1. Выбор значений из справочника

При формировании документов или различных информационных записей многие их реквизиты вводятся не вручную, а выбором из справочников (см. разд. 1.5 «Справочники»). При этом зачастую выбор из справочника осуществляется не для одного реквизита документа / записи, а сразу для группы реквизитов. Реквизиты в группе оказываются связаны между собой: при выборе значения одного из реквизитов остальные реквизиты заполняются системой из справочника автоматически. Например, в процессе формирования платежного поручения автоматически будут заполнены наименование получателя, КПП, номер счета и другие реквизиты, если ИНН получателя выбрать из справочника корреспондентов.

Поля экранной формы, предназначенные для ввода значений реквизитов, объединенных выбором из одного и того же справочника, называются связанными полями. Система предоставляет несколько способов ввода значений для связанных полей.

Первый способ: ввод значений связанных полей вручную

Для многих связанных полей разрешен ручной ввод значений, в том числе и последующее добавление введенных значений в справочник (см. ниже). Но для некоторых полей возможен только выбор из справочника.

Второй способ: выбор записи справочника для заполнения полей

Способ заключается в том, что требуемая запись просто выбирается в окне справочника, вызываемом кнопкой . Данная кнопка помещается рядом с одним из связанных полей (полем, по значению которого можно однозначно идентифицировать соответствующую запись в справочнике). Например, в приведенном выше примере с вводом реквизитов получателя платежа кнопка располагается рядом с полем для ввода ИНН.

Для ввода значений полей данным способом:

  1. Нажмите кнопку , расположенную справа от одного из связанных полей.

  2. Откроется окно справочника.

  3. Выберите требуемую запись из справочника в соответствии с гр. инстр. «Общие операции, выполняемые над списками и справочниками».

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. Произойдет возврат к предыдущему окну. Связанные поля будут заполнены данными выбранной из справочника записи.

Третий способ: поиск записи в справочнике по значению одного из полей

Данный способ удобен, если Вы знаете значение одного из связанных полей, по которому система предоставляет возможность поиска в справочнике. Например, Вы можете заполнить из справочника данные о получателе платежа, если знаете его ИНН. Поля, по которым возможен поиск, отличаются наличием справа от них кнопок  . Иногда система предоставляет возможность поиска данных в справочнике по значению любого из нескольких снабженных указанными кнопками полей в группе.

Для ввода значений полей данным способом:

  1. Вручную заполните поле, рядом с которым расположена кнопка , известным значением.

  2. Нажмите кнопку .

  3. Система осуществит поиск записи с соответствующим значением поля в справочнике, после чего:

    • Если соответствующая запись имеется в справочнике, связанные поля будут заполнены данными найденной записи.

    • Если искомая запись отсутствует в справочнике, система выведет соответствующее сообщение.

Добавление новой записи в справочник

В процессе работы со справочником при формировании документов или записей бывает доступна возможность внесения вводимых данных в справочник (если пользователю доступно внесение изменений в данный справочник). Признаком возможности добавления записи в справочник является наличие кнопки  совместно с кнопкой рядом с одним из связанных полей. В процессе выполнения данного действия на основе значений связанных полей формируется новая запись в справочнике.

Для добавления записи в справочник указанным способом:

  1. Введите значения всех связанных полей экранной формы.

  2. Нажмите кнопку , расположенную справа от одного из связанных полей.

  3. На основе значений связанных полей формируется новая запись в справочнике.